Gästeliste importieren

aus Excel, CSV, Word, WhatsApp, Notizen, Kontakten oder einem Foto

Für PaareFür Helfer

Wo finde ich das?

„Eure Hochzeit“ → „Gäste & Sitzplan“ → oben rechts „Liste importieren“.
Ist eure Liste noch leer, steht das Ablagefeld „Eure Liste hier ablegen“ direkt auf der Seite.
Am Handy geht ihr über den Tab „Hochzeit“ → „Gäste & Sitzplan“. Eure Eingeladenen kommen über „Gäste & Sitzplan“ bzw. den Tab „Gäste“ hin.

Eure vorhandene Gästeliste müsst ihr nicht abtippen. Legt einfach Dateien ab oder fügt Text ein. Das Portal liest die Liste, erkennt Familien, Kinder, Seiten und Kreise, führt Doppelte zusammen und stellt euch höchstens ein paar kurze Fragen. Erst wenn ihr auf „… Gäste übernehmen“ tippt, landet etwas in eurer Gästeliste.

So geht’s

Zieht eine oder mehrere Dateien ins Feld oder tippt auf „Datei wählen“. Es gehen bis zu 10 Dateien auf einmal, jede höchstens 5 MB groß.
Oder tippt auf „Oder Text einfügen (WhatsApp, Notizen, aus einem PDF kopiert)“ und fügt den Text ein. Pro Zeile ein Haushalt.
Auf manchen Android-Handys gibt es zusätzlich „Aus Kontakten wählen“. Davon werden nur die Namen übernommen.
Tippt auf „Liste lesen“. Es öffnet sich die Vorschau „Eure Liste ist verstanden.“
Prüft in der Vorschau:
- oben die gelesenen Dateien, bei Excel mit den Blättern („weglassen“ / „doch einlesen“),
- die Zahlen: Gäste, Haushalte & Familien, Kinder, Kreise erkannt, Doppelte zusammengeführt,
- jede Familie als Karte mit der Originalzeile und den erkannten Personen,
- rechts „Aus „…“ gelesen“, also welche Spalte wohin übernommen wurde.
Beantwortet rechts die „kurzen Fragen“ (höchstens 8), zum Beispiel:
- „Zu wem gehören die Gäste aus „…“?“ (Braut, Bräutigam, „Gemischt“),
- „Begleitungen bei „…“: … je eine anlegen?“,
- „„…?“ steht mit Fragezeichen auf der Liste.“ mit „Einladen“, „Vielleicht“, „Streichen“,
- „… ist 6 – Kindertisch oder bei den Eltern?“ (nur, wenn es einen Kindertisch gibt). Ihr könnt Fragen auch offen lassen. Dann bleibt es bei der Vorauswahl.
Einzelne Familien schließt ihr mit „nicht übernehmen“ aus.
Tippt auf „… Gäste übernehmen“. Zurück in der Gästeliste steht „… Gäste übernommen.“

Was erkannt wird

Excel/CSV: Erkannt werden Spalten wie Name, Vorname, Nachname, Haushalt/Familie, Anzahl, Erwachsene, Kinder, Namen der Kinder, Alter, Geburtsdatum/Jahrgang, Seite („Gast von“, „Braut/Bräutigam“), Kreis/Gruppe, Zusage, Essen, Unverträglichkeiten, Abendgast/„nur Party“, Begleitung, Notiz, Rolle und Tisch. Blätter wie „Arbeit“ werden zum Kreis. Blätter wie „Übersicht“, „Summe“ oder „Anleitung“ werden übersprungen („übersprungen – klingt nicht nach Gästen“). Mit „doch einlesen“ holt ihr sie zurück.
Text: Pro Zeile ein Haushalt. Überschriften wie „Kollegen:“ gelten für die Zeilen darunter. WhatsApp-Köpfe wie „[12.03.26, 18:02] Mama:“ werden entfernt.
Notizen in der Liste werden ausgewertet, wenn sie eindeutig zu einer Person passen („isst vegetarisch“, „nur zur Feier“, „Rollator“, „bringen Mia (2) mit“, „Miri ist meine Trauzeugin“). Solche Angaben tragen die Marke „Notiz“ und den Hinweis „bitte kurz prüfen“.
Rufnamen: Steht „Opa Rudi“ in der Liste und in der Notiz „Rudolf Neumann“, wird der volle Name übernommen. In die Notiz der Person kommt dann „Rufname: Rudi“.
Doppelte, etwa dieselbe Familie auf der Liste der Braut und des Bräutigams, werden zusammengeführt („zusammengeführt mit …“, mit „wieder trennen“). Wer schon in der Gästeliste steht, ist mit „schon in der Liste“ markiert („trotzdem übernehmen“).
Ihr selbst („das seid ihr – kein Gast“) und Dienstleister wie DJ, Fotograf oder Catering („Dienstleister – kein Gast“) werden nicht übernommen. Mit „doch übernehmen“ holt ihr sie trotzdem dazu.

Liste fotografiert? (Extra)

Hat Markus die KI-Planungshilfe für eure Feier freigeschaltet, steht unter dem Ablagefeld „✨ Liste fotografiert?“. Dort ladet ihr bis zu 4 Fotos einer handgeschriebenen oder gedruckten Liste hoch (JPG, PNG oder WebP, je höchstens 12 MB).
Vorher erklärt die Seite, dass das Foto dafür an den KI-Dienst Claude der Anthropic PBC (USA) geht und Namen im Bild nicht unkenntlich gemacht werden können. Erst wenn ihr das Häkchen „… einverstanden …“ setzt, lässt sich „Foto ablesen lassen“ tippen. Eure Einwilligung wird mit Zeitpunkt festgehalten.
Das Ergebnis landet in derselben Vorschau wie eine Datei („Foto: … (KI-Erkennung)“), und ihr prüft es dort. Was nicht lesbar war, steht als „[?]“ da. Im Portal wird das Foto nicht gespeichert.
Ohne Freischaltung steht dort nur der Hinweis „KI-Planungshilfe: … Das ist ein Extra“.
Meldungen: „Bitte zuerst der Übertragung an die KI zustimmen.“ heißt, das Häkchen fehlt. „Auf „…“ ist keine Gästeliste zu erkennen.“ heißt: gerader und heller fotografieren. „„…“ ließ sich nicht öffnen.“ heißt: als JPG oder PNG fotografieren (iPhone: Einstellungen › Kamera › Formate › „Maximale Kompatibilität“).

Gut zu wissen

Dateien und eingefügter Text werden direkt im Portal gelesen, ohne KI und ohne fremden Dienst. Die Datei selbst wird nicht gespeichert. Nur ein Foto (siehe oben) geht mit eurer Einwilligung an die KI.
Adressen, Telefonnummern und Mailadressen werden nie übernommen.
PDF liest das Portal nicht. Markiert im PDF alles, kopiert es und fügt es als Text ein. Eine Numbers-Datei sichert ihr in Numbers als Excel. Ältere Formate (.xls, .doc, .ods, .odt) speichert bitte als .xlsx bzw. .docx.
Die Vorschau bleibt liegen, bis ihr sie übernehmt oder mit „Verwerfen“ löscht. Mit „Weitere Liste dazulegen“ ergänzt ihr weitere Dateien. Doppelte werden auch dann zusammengeführt.
Ist die Obergrenze der Gästeliste erreicht (Standard: 600 Gäste, Markus kann sie anders einstellen), werden nur so viele Familien übernommen, wie noch passen.
Gäste, die schon eingetragen sind, verändert ein Import nicht.

Wer darf was

Ihr als Paar dürft alles.
Eure Eingeladenen mit „Gäste & Sitzplan“ dürfen genauso importieren. Unverträglichkeiten (als Spalte oder in der Notiz) werden dabei aber nicht übernommen und in der Vorschau nicht angezeigt. Die Spalte steht dort als „nicht übernommen“. Unverträglichkeiten tragt nur ihr als Paar ein.

Häufige Fragen

Wir haben zwei Listen, eine von jeder Seite. Geht das? Ja, legt beide Dateien zusammen ab. Stehen keine Seiten drin, fragt das Portal „Zu wem gehören die Gäste aus …?“. Doppelte werden zusammengeführt.

Unsere Liste ist ein PDF. Markiert im PDF alles, kopiert es und fügt es unter „Oder Text einfügen“ ein.

Kommt die Tischnummer aus Excel mit? Die Spalte wird erkannt („Tisch (kommt mit dem Sitzplan)“). Die Plätze werden aber erst im Sitzplan vergeben.

Ich habe versehentlich zu viel übernommen. Tippt in der Gästeliste auf „Mehrere markieren“, hakt die Familien an und tippt auf „Entfernen“.

Wenn etwas nicht klappt

„Bitte eine Datei ablegen oder Text einfügen.“: Ihr habt noch nichts ausgewählt.
„Eine Datei ist größer als 5 MB.“ oder „Bitte höchstens 10 Dateien auf einmal.“: Teilt die Dateien auf.
„Der Text ist zu lang – bitte in mehreren Teilen einfügen.“: Lasst erst einen Teil lesen und tippt dann auf „Weitere Liste dazulegen“.

Hat euch das geholfen?

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