Vorbereitungs-Checkliste mit Aufgaben

Für Paare

Wo finde ich das?

„Eure Hochzeit“ → Reiter „Tagesablauf“. Die „Vorbereitungs-Checkliste“ steht am Computer rechts neben dem Ablauf, am Handy darunter.
Aufgaben zu einem Programmpunkt findet ihr außerdem im Seitenfenster des Punkts unter „Aufgaben zu diesem Punkt“.

Neben dem Tagesablauf steht eure „Vorbereitungs-Checkliste“. Darauf landet alles, was vor der Hochzeit noch zu erledigen ist. Eine Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum haben, an eine eingeladene Person gehen und zu einem Programmpunkt gehören. Einige typische Aufgaben haken sich von selbst ab, sobald das Portal sieht, dass sie erledigt sind.

So geht’s

Ist die Checkliste noch leer, tippt auf „Typische Aufgaben hinzufügen“. Das Portal legt dann eine Startliste mit passenden Fälligkeitsdaten an.
Für eine neue Aufgabe tragt ihr unter „Neue Aufgabe“ den Titel ein (z. B. „Wunderkerzen besorgen“).
Wenn ihr wollt, wählt ihr bei „Gehört zu (optional)“ einen Programmpunkt, bei „Wer kümmert sich?“ eine eingeladene Person (sonst „Wir selbst“) und bei „Fällig bis (optional)“ ein Datum.
Tippt auf „Hinzufügen“.
Zum Abhaken tippt ihr das Kästchen vor der Aufgabe an. Sie wird dann durchgestrichen. Tippt ihr noch einmal, ist sie wieder offen.
Zum Löschen tippt ihr rechts auf „×“.
Im Seitenfenster eines Programmpunkts geht es auch: Bei „Aufgaben zu diesem Punkt“ auf „+ Aufgabe“ tippen, Titel und optional ein Datum eintragen, dann „Hinzufügen“. Die Aufgabe steht danach auch auf der Checkliste.
Legt ihr einen Programmpunkt aus den Vorschlägen an, bietet euch das Portal passende Aufgaben zum Ankreuzen an („Typische Aufgaben dazu auf die Checkliste?“).

Die typischen Aufgaben

„„Eure Hochzeit“ im Portal ausfüllen“, „Musikwünsche eintragen (Lieblingssongs & No-Gos)“, „Songs für die Schlüsselmomente festlegen (Einzug, Eröffnungstanz)“, „Ablauf des Tages abstimmen“, „Abschlussgespräch mit dem DJ buchen“, „Technik & Strom mit der Location klären“, „Zeitplan an alle Dienstleister weitergeben“, „Rechnung begleichen (bar am Tag oder Überweisung)“. Die Fälligkeitsdaten richten sich nach Markus’ Fristen. Gibt es keine, liegen sie einige Wochen vor der Feier.

Von selbst erledigt

Manche Aufgaben tragen den Hinweis „hakt sich ab, …“. Sie werden automatisch erledigt:

sobald „Eure Hochzeit“ ausgefüllt ist (100 %),
sobald die Musik fertig ist,
sobald die Songs für die Momente stehen,
sobald jeder Programmpunkt eine Uhrzeit hat,
sobald das Abschlussgespräch gebucht ist,
sobald die Rechnung bezahlt ist. Danach steht dort „von selbst erledigt“. Hakt ihr so eine Aufgabe von Hand ab oder öffnet sie wieder, entscheidet ab dann ihr. Die Automatik greift für diese Aufgabe nicht mehr.

Gut zu wissen

Bei überfälligen, offenen Aufgaben steht das Datum in Rot.
Gehört eine Aufgabe zu einem Programmpunkt, steht dessen Titel als Link dabei („↳ …“). Er öffnet das Seitenfenster des Punkts. Offene Aufgaben seht ihr am Punkt in der Liste als Marke „x Aufgaben offen“.
Zuweisen könnt ihr nur an eingeladene Personen eurer Feier. Beim Zuweisen selbst geht keine Mail raus. Die Aufgabe steht aber sofort auf der Übersicht der Person unter „Deine Aufgaben“.
Erinnerungen per Mail: Eine zugewiesene Person bekommt 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einmal eine Erinnerung. Das passiert nur, wenn die Aufgabe noch offen ist und die Person noch zur Feier gehört. Für eure eigenen Aufgaben (ohne zugewiesene Person) bekommt ihr höchstens einmal am Tag eine gesammelte Mail. Darin steht, was in den nächsten 3 Tagen fällig oder seit höchstens einer Woche überfällig ist. Jede Aufgabe wird nur einmal erinnert. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum nie.
Entfernt ihr eine eingeladene Person wieder, sind ihre Aufgaben danach niemandem mehr zugewiesen.
Alles wird sofort gespeichert.

Wer darf was

Nur ihr als Paar seht und bearbeitet die Checkliste.
Eure Eingeladenen sehen die Checkliste selbst nicht. Die Aufgaben, die ihr ihnen zuweist, stehen aber auf ihrer Übersicht unter „Deine Aufgaben“ (mit und ohne Fälligkeitsdatum). Dort können sie sie abhaken. Ihr seht den Haken sofort in eurer Checkliste.

Häufige Fragen

Wo ist unsere To-do-Liste? Im Tagesablauf rechts bzw. darunter: die „Vorbereitungs-Checkliste“.

Warum ist eine Aufgabe von selbst abgehakt? Das Portal hat erkannt, dass sie erledigt ist (z. B. Rechnung bezahlt). Daneben steht dann „von selbst erledigt“.

Kann ich eine Aufgabe an die Trauzeugin geben? Ja. Wählt bei „Wer kümmert sich?“ die Person aus. Dafür muss sie unter „Personen“ eingeladen sein. Ihr Name steht dann an der Aufgabe.

Wie bekomme ich die typischen Aufgaben? Tippt bei leerer Checkliste auf „Typische Aufgaben hinzufügen“.

Wie lösche ich eine Aufgabe? Tippt auf das „×“ rechts neben der Aufgabe.

Werden wir an fällige Aufgaben erinnert? Ja, per Mail, sobald eine Aufgabe mit Datum in den nächsten 3 Tagen fällig ist. Zugewiesene Personen bekommen ihre eigene Erinnerung.

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