Hilfe & Anleitungen
Schritt für Schritt
Hilfe / Erste Schritte / Was Eingeladene sehen und dürfen (Trauzeugen, Eltern, Freunde, Dienstleister)
Was Eingeladene sehen und dürfen (Trauzeugen, Eltern, Freunde, Dienstleister)
Ihr könnt Menschen einladen, die mit euch planen: Trauzeugen, Eltern, Freunde und Dienstleister (Fotograf, Trauredner, Location …). Sie bekommen einen eigenen Zugang zum Kundenbereich und sehen dort nur, was ihr ihnen je Bereich freigebt. Vertrag, Preise, Rechnungen und eure privaten Angaben sehen sie nie.
Wie Eingeladene dazukommen
- Ihr tragt die Person unter „Personen“ → „Jemanden einladen“ ein, mit Anrede, Name, E-Mail und Rolle. Dann tippt ihr auf „Einladung senden“.
- Die Person bekommt eine Mail mit einem Link, über den sie ihren Zugang einrichtet. Der Link gilt 14 Tage. Dort legt sie ein Passwort fest (mindestens 8 Zeichen) und ist danach direkt angemeldet.
- Ist der Link abgelaufen, zeigt die Seite „Neuen Link schicken“. Ihr könnt die Einladung außerdem jederzeit mit „Erneut senden“ noch einmal verschicken.
- Hat die Person schon ein Konto, zum Beispiel als Trauzeuge bei einem anderen Paar, führt der Link direkt zur Anmeldung.
Die Rechte (Stufe je Bereich)
Ihr gebt für jeden Bereich eine Stufe: Aus, Lesen, Schreiben oder Löschen. Jede Stufe kann einen Zeitraum haben, zum Beispiel bis 14 Tage vor der Feier. Außerhalb davon gilt eine kleinere Stufe.
| Bereich | Lesen | Schreiben | Löschen |
|---|---|---|---|
| Tagesablauf | Menüpunkt „Tagesablauf“: Ablauf ansehen und Programmpunkte kommentieren | – | – |
| Musik | Menüpunkt „Musikwünsche“ nur lesend; eigene Musikdateien hochladen bis zur Musik-Sperre | – | – |
| Gäste & Sitzplan | – | Gästeliste, Zusagen, Raum und Sitzplan mitpflegen, ohne Unverträglichkeiten und „Bitte nicht“ | zusätzlich Gäste und Familien löschen |
| Überraschungen | angemeldete Überraschungen ansehen | eigene Überraschung geheim anmelden und ändern | auch Überraschungen der anderen ändern und löschen |
| Regie, TV & Quiz | – | „TV-Gestaltung“, „Spiele & Abstimmungen“, „Regie am Abend“, „Buffet-Quiz“ | zusätzlich Folien, Bilder, Spiele und Quizfragen löschen |
| Dateien | Menüpunkt „Dateien“: alle Dateien herunterladen | zusätzlich hochladen und eigene löschen | auch fremde löschen (Papierkorb 30 Tage) |
| Wer ist wer | Menüpunkt „Wer ist wer“: Paar mit Rufnamen und Aussprache, Ansprechperson am Tag, Beteiligte mit Programmpunkten, Gäste mit Hinweisen wie „Bitte nicht fotografieren“ | – | – |
| Ihr beide | auf „Wer ist wer“: „Kurz zu den beiden“ und Motto | – | – |
| Küche & Gästezahlen | Menüpunkt „Küche & Gästezahlen“: Gäste, Kinder, Hochstühle, Essenswahl je Tisch, ohne Namen; Unverträglichkeiten je Tisch nur mit Zusatz | – | – |
| Location & Aufbau | Menüpunkt „Location & Aufbau“: Adresse, Aufbau ab, Ansprechpartner mit Telefon, Strom, Ladeweg, Parken, Regeln, Säle und Pläne | – | – |
| Fotos | – | Menüpunkt „Fotos“: Gästefotos freigeben und ausblenden (wenn die Galerie an ist) | zusätzlich Kommentare der Gäste löschen |
Beim Einladen sind diese Stufen vorgegeben. Danach könnt ihr sie für jede Person ändern:
- Trauzeugin / Trauzeuge: Tagesablauf Lesen, Musik Lesen, Überraschungen Schreiben, Location & Aufbau Lesen.
- Eltern: Tagesablauf Lesen, Musik Lesen, Überraschungen Schreiben.
- Freundin / Freund: Tagesablauf Lesen, Überraschungen Schreiben.
- Dienstleister mit Gewerk (Fotografie, Video, Catering, Location, Trauung & Rede, Floristik & Deko, Konditorei, Hair & Make-up, Band & Musiker, Hochzeitsplanung, Fotobox, Sonstige): Tagesablauf Lesen, Location & Aufbau Lesen. Catering, Konditorei und Location bekommen zusätzlich Küche & Gästezahlen Lesen. Band & Musiker und Trauung & Rede bekommen zusätzlich Musik Lesen. Hochzeitsplanung bekommt zusätzlich Musik Lesen, Gäste & Sitzplan Schreiben, Überraschungen Lesen und Regie Schreiben.
Was Eingeladene immer haben
- Die „Übersicht“ mit „Hallo …“ und der Feier („Du planst mit bei der Feier von …“). Dazu „Deine Aufgaben“ mit den Aufgaben, die ihr verteilt habt, zum Abhaken, und „Deine Einsätze“ mit den Programmpunkten, bei denen die Person eingetragen ist. Kacheln führen zu den freigegebenen Bereichen.
- „Nachrichten“: Hier schreibt die Person mit Markus, mit euch und mit anderen Eingeladenen.
- „Termine“: Der Punkt erscheint nur, wenn die Person bei mindestens einem Termin als dabei eingetragen ist. Sie sieht dort nur diese Termine und kann sie per Kalender-Abo übernehmen.
- Wer bei einem Programmpunkt im Tagesablauf eingetragen ist, sieht diesen Punkt auch ohne die Stufe Lesen beim Tagesablauf. Das gilt aber nur für die eigenen Punkte.
- „Hilfe & Anleitungen“, „Konto“, „Führung“ und „Abmelden“.
Was Eingeladene nie sehen
Eure Eingeladenen sehen nie Vertrag, Angebot, Preise und Rechnungen („Vertrag & Zahlung“). Sie sehen auch nicht eure Angaben unter „Eure Hochzeit“ (Persönliches, Wann & Wo), keine Termine, bei denen sie nicht dabei sind, und nicht die E-Mails zwischen euch und Markus. Eure Kontaktdaten und die Seite „Personen“ bleiben ebenfalls verborgen. Selbst einladen können sie niemanden.
Überraschungen bleiben geheim
Wer bei Überraschungen „Schreiben“ hat, trägt Programmpunkt, Dauer und benötigte Technik ein. Markus plant Zeit und Technik ein und stimmt sich direkt mit der Person ab. Ihr seht im Ablauf nur „Überraschung · ca. 15 Minuten“, je nach Dauer. Ihr selbst könnt keine Überraschung anmelden.
Wer darf was
- Ihr ladet ein, setzt die Stufen je Bereich und ändert Rolle oder Gewerk. Mit „Entfernen“ nehmt ihr den Zugang wieder weg.
- Eure Eingeladenen sehen und bearbeiten nur das, was ihr freigegeben habt.
- Gäste ohne Zugang (Gäste-Link, QR-Code) sind keine Eingeladenen. Sie sehen den Kundenbereich gar nicht.
Häufige Fragen
Sieht der Fotograf unsere Preise? Nein. Vertrag, Preise und Rechnungen sehen Eingeladene nie, egal welche Stufen gesetzt sind.
Warum sehe ich als Trauzeugin den Tagesablauf nicht? Das Paar hat dir für den Tagesablauf keine Stufe gegeben, oder der Zeitraum ist vorbei. Frag kurz beim Paar nach. Es kann das unter „Personen“ sofort ändern.
Sieht das Paar meine Überraschung? Nein. Es sieht sie im Ablauf nur als „Überraschung“ mit ungefährer Dauer.
Wie bekomme ich Zugang? Das Paar lädt dich über „Personen“ ein. Danach bekommst du eine Mail mit einem Link, über den du dein Passwort festlegst.
Können Eltern die Musikwünsche ändern? Nein. Mit Musik „Lesen“ können sie die Wünsche nur ansehen. Eigene Musikdateien hochladen können sie bis zur Musik-Sperre.
Wenn etwas nicht klappt
- Keine Einladungsmail angekommen: Schaut im Spam-Ordner nach. Ihr könnt unter „Personen“ auf „Erneut senden“ tippen.
- Wird die Feier abgesagt, ist auch der Zugang eurer Eingeladenen gesperrt.
Danke! Schön, dass es geklappt hat.
Schade. Schreibt Markus in „Mein Bereich“ oder per WhatsApp – er hilft persönlich weiter.