Personen einladen (Trauzeugen, Eltern, Freunde, Dienstleister)

So geht’s: jemanden einladen

1. Wählt im Kasten „Jemanden einladen“ die „Anrede“ (Frau, Herr, Divers).
2. Tragt den „Name“ ein. Gibt es schon eine Gästeliste, schlägt das Feld Namen daraus vor („Aus der Gästeliste wählen oder neu eintippen.“) und setzt die passende Rolle.
3. Tragt die „E-Mail“ der Person ein.
4. Wählt die „Rolle“. Unter „Familie & Freunde“ gibt es „Trauzeugin / Trauzeuge“, „Eltern“ und „Freundin / Freund“. Unter „Dienstleister“ wählt ihr das Gewerk: Fotografie, Video, Catering, Location, Trauung & Rede, Floristik & Deko, Konditorei, Hair & Make-up, Band & Musiker, Hochzeitsplanung, Fotobox, Sonstiger Dienstleister.
5. Tippt auf „Einladung senden“. Danach erscheint „Einladung an … ist unterwegs.“ Die Person bekommt eine Mail mit einem Link, über den sie ihren Zugang einrichtet.

So geht’s: Liste „Wer darf was?“

• Bei jeder Person stehen Name, Rolle und Stand („angemeldet“ oder „Einladung offen seit …“).
• „Erneut senden“ verschickt die Einladung noch einmal mit einem frischen Link. Den Knopf gibt es nur, solange die Einladung offen ist.
• „Entfernen“ entzieht nach der Rückfrage „… den Zugang entziehen?“ den Zugang („… hat keinen Zugang mehr.“).
• Oben steht eine Tabelle mit allen Personen und Bereichen auf einen Blick: L Lesen, S Schreiben, X Löschen, – aus, * mit Zeitraum. Ein Klick auf den Namen springt zur Person.
• Bei jeder Person gibt es die „Rolle“ (Auswahl mit Gewerk). Ändert ihr die Rolle, bekommt die Person nach einer Rückfrage die Vorgabe der neuen Rolle.
• Darunter stehen für jeden Bereich (Tagesablauf, Musik, Gäste & Sitzplan, Überraschungen, Regie TV & Quiz, Location & Aufbau, Fotos) Knöpfe für die Stufe: „Aus“, „Lesen“, „Schreiben“, „Löschen“. Es erscheinen nur die Stufen, die es in dem Bereich gibt. Ein Tipp speichert sofort („Gespeichert.“). Unter dem Bereich steht, was die Stufe dort bedeutet.
• „Zeitraum“ öffnet drei Felder. „Gilt ab“: sofort, 14 Tage vorher, 7 Tage vorher, dem Tag der Feier. „bis“: unbegrenzt, 4 Wochen vorher, 14 Tage vorher, 7 Tage vorher, zum Tag der Feier, 30 Tage danach. „Sonst“: die kleinere Stufe außerhalb des Zeitraums. Die Tage richten sich nach dem Datum eurer Feier.
• Weicht eine Person von der Vorgabe ihrer Rolle ab, steht das neben der Rolle. Mit „Auf Vorgabe zurück“ setzt ihr sie zurück.
• „Ansicht als …“ (neben dem Namen) zeigt euch die Feier genau so, wie diese Person sie sieht: Menü, Übersicht, Tagesablauf und alles Freigegebene. Oben steht „So sieht … die Feier. Ändern lässt sich hier nichts.“ Speichern, Kommentieren und alle anderen Änderungen sind in dieser Ansicht gesperrt. „Zurück zur eigenen Ansicht“ führt euch wieder auf „Personen“.

So geht’s: „Ohne Zugang“

Manche Personen stehen im Tagesablauf nur mit Namen, z. B. der Brautvater ohne eigenen Zugang. Sie erscheinen im Kasten „Ohne Zugang“ mit der Zahl ihrer Programmpunkte.

• „Einladen“ öffnet ein kleines Formular mit Anrede, E-Mail und Rolle (Vorgabe „Eltern“) und dem Knopf „Einladung senden“. Die Einträge im Tagesablauf bleiben erhalten und gehören dann zur eingeladenen Person.
• „Entfernen“ nimmt die Person samt ihren Einträgen aus dem Tagesablauf. Vorher kommt eine Rückfrage.

Gut zu wissen

• Die Rechte richten sich zunächst nach der Rolle bzw. dem Gewerk. Danach könnt ihr sie jederzeit ändern. Die Vorgaben:
  • Trauzeugen: Tagesablauf Lesen, Musik Lesen, Überraschungen Schreiben, Location & Aufbau Lesen.
  • Eltern: Tagesablauf Lesen, Musik Lesen, Überraschungen Schreiben.
  • Freunde: Tagesablauf Lesen, Überraschungen Schreiben.
  • Dienstleister: Tagesablauf Lesen, Location & Aufbau Lesen. Band & Musiker sowie Trauung & Rede haben zusätzlich Musik Lesen. Die Hochzeitsplanung hat zusätzlich Musik Lesen, Gäste & Sitzplan Schreiben, Überraschungen Lesen und Regie Schreiben.
• Der Einladungslink gilt 14 Tage. Danach kann die Person selbst einen neuen anfordern, oder ihr tippt auf „Erneut senden“.
• Hat die Person schon ein Konto (z. B. als Trauzeuge bei einem anderen Paar), führt der Link direkt zur Anmeldung.
• Wenn ihr jemanden entfernt, verschwindet die Person aus allen Unterhaltungen der Feier. Ihre Aufgaben gehen an euch zurück. Ihre Einträge im Tagesablauf bleiben mit ihrem Namen stehen. War sie nur bei euch eingeladen, wird ihr Konto ganz gelöscht.
• Rechts auf der Seite stehen „So bleibt es geheim“ (Überraschungen) und „Was Eingeladene nie sehen“. Nie sehen sie Vertrag, Preise, Rechnungen, die Angaben unter „Eure Hochzeit“ und Termine ohne sie. Auch eure Kontaktdaten bleiben bei euch.

Wer darf was

• Nur ihr als Paar seht diese Seite, ladet ein, ändert Rechte und entfernt Personen.
• Eure Eingeladenen können selbst niemanden einladen.

Wenn etwas nicht klappt

• „… ist schon eingeladen.“: Die Person steht bereits in der Liste.
• „Diese Adresse gehört zum Team von Markus und hat schon Zugriff.“: Markus' Adressen lassen sich nicht einladen.
• „Bitte die Anrede wählen: Frau, Herr oder Divers.“: Die Anrede ist Pflicht.

Wie sehe ich, was unsere Trauzeugin sieht? Tippt unter „Personen“ bei ihr auf „Ansicht als …“. Dabei lässt sich nichts verändern. Oben führt „Zurück zur eigenen Ansicht“ zurück.

Protokoll & Papierkorb

• Unter der Personen-Liste steht „Was Eingeladene geändert haben“. Dort seht ihr jede Änderung einer eingeladenen Person mit Namen, Bereich (Tagesablauf, Musik, Gäste, Regie & TV, Fotos) und Zeit. Viele gleiche Änderungen kurz hintereinander stehen in einer Zeile (z. B. „Gäste angelegt: Tjark, Imke …“). Eure eigenen Änderungen und Überraschungen stehen dort nicht.
• Hat jemand einen Programmpunkt, Gäste oder eine Familie gelöscht, steht daneben 30 Tage lang „Wiederherstellen“. Ein Programmpunkt kommt mit Personen, Liedern, Kommentaren und verknüpften Aufgaben zurück, eine Familie mit allen Gästen. Danach heißt es „Zurückgeholt.“ und die Zeile trägt den Vermerk „zurückgeholt“.
• Nach 30 Tagen ist die Kopie weg. Die Zeile im Protokoll bleibt stehen.

Gibt es einen Papierkorb? Ja. Was Eingeladene löschen, holt ihr unter „Personen“ → „Was Eingeladene geändert haben“ 30 Tage lang mit „Wiederherstellen“ zurück.